В этой статье
Представьте ситуацию: на склад поступили пятьдесят одинаковых приборов. Через три месяца покупатель возвращает один из них по гарантии. Менеджер видит название модели и дату продажи, но не может ответить, какой именно прибор был отгружен и из какой поставки он пришёл. В другой компании похожая проблема возникает с пищевым сырьём: необходимо найти остаток партии, срок годности которой подходит к концу. С виду задачи похожи — проследить товар. На практике для них нужны разные данные.
В МойСклад можно организовать учёт по партиям и срокам годности или по серийным номерам. Правильный выбор начинается не с переключателя в карточке товара, а с вопроса: нужно ли видеть историю группы одинаковых единиц или судьбу каждого экземпляра? От ответа зависят приёмка, отгрузка, возвраты, инвентаризация и дисциплина сотрудников.
Партия отвечает на вопрос «из какой группы товар?»
Партия объединяет единицы товара с общим признаком. Для бизнеса это может быть поставка, производственная серия, дата изготовления или срок годности. На складе лежат одинаковые коробки, но одна группа поступила в январе, другая — в феврале. Если обнаружится проблема с январской поставкой, компании нужно быстро определить, где она находится и какие движения с ней происходили.
Для товаров с ограниченным сроком хранения особенно важен принцип FEFO: раньше отгружается партия с более ранним окончанием срока годности. Это не то же самое, что FIFO по дате поступления. Товар может прийти позже, но иметь более короткий срок хранения, и тогда порядок отбора должен учитывать именно срок годности.
В МойСклад для таких товаров предусмотрены партии, сроки годности, выбор партии в документах и контроль остатков по партиям. Но результат зависит от того, указывают ли сотрудники нужную партию при каждом движении. Если на приёмке всё записано подробно, а при отгрузке партия выбирается произвольно, прослеживаемость быстро теряет смысл.
Серийный номер отвечает на вопрос «какой именно экземпляр?»
Теперь представьте другую ситуацию: компания продаёт оборудование с заводскими номерами. Две единицы одной модели пришли в одном заказе поставщика, но у каждого устройства собственная гарантийная история. Клиент обращается с конкретным номером, и сотруднику нужно найти, когда его приняли, на какой склад переместили, кому отгрузили и принимали ли обратно.
Учёт по серийному номеру позволяет отслеживать отдельную единицу. В документах, изменяющих складские остатки, необходимо указывать соответствующие номера. Это дисциплина не только для кладовщика: важны приёмка, продажи, перемещения, возвраты и операции производства, если оборудование проходит через них.
Здесь есть принципиальное ограничение при выборе настройки: включённый для товара учёт по серийным номерам нельзя просто отменить. Поэтому внедрять его сразу на всю номенклатуру, не проверив характерные операции, рискованно. Вначале стоит выбрать один подходящий товар и пройти его путь от поступления до возврата.
Отдельно проверяется контроль отгрузки. По умолчанию наличие серийного номера в документе само по себе ещё не означает, что система запретит указать номер, отсутствующий в складских остатках. Для такого запрета предусмотрена отдельная настройка. Её применение и последствия для работы следует оценить до запуска.
Как понять, что требуется именно вашему бизнесу
Сначала определите событие, из-за которого вообще понадобится искать товар. Достаточно ли знать поставку и срок годности? Или в спорной ситуации придётся назвать уникальный экземпляр, подтверждать гарантию и восстанавливать его индивидуальные перемещения?
Сравнить варианты можно на конкретных ситуациях:
- Продукция со сроком годности: нужен контроль количества и даты окончания по группе — чаще подходит партия.
- Электроника с заводской гарантией: требуется история конкретного устройства — нужен серийный номер.
- Расходный материал, который хранится десятками одинаковых единиц: если решения принимаются по группе и поставке, индивидуальная нумерация может добавить работы без пользы.
- Дорогое оборудование, возвращённое покупателем: если важно установить точный экземпляр и его историю, одного указания партии может быть недостаточно.
- Товар с обязательной маркировкой: отдельно оцениваются требования к кодам маркировки и их обработке. Серийный номер производителя нельзя автоматически считать кодом маркировки, а учёт партии не заменяет операции в системе маркировки.
Что сотрудники должны подготовить до включения учёта
Обычно выбор кажется задачей администратора МойСклад, хотя самая важная информация находится у тех, кто принимает, собирает и возвращает товар. Нужно пройти реальную последовательность операций и выяснить, какие данные доступны сотруднику в нужный момент.
Приёмщик должен понимать, где он берёт обозначение партии, срок годности или номер устройства: с упаковки, накладной, этикетки производителя или из сопровождающего документа. Кладовщик — как он сверяет этот признак с физическим товаром при отборе. Менеджер — как находит нужную запись при обращении покупателя. Ответственный за возвраты — что делать, если маркировка на изделии повреждена или номер в документах расходится с фактическим.
Нужно заранее договориться и о неприятных исключениях: смешали две поставки на одной полке, обнаружили товар без читаемой этикетки, оформили возврат без номера, переместили часть партии между складами, провели задним числом документ. Если эти ситуации не описаны, сотрудники начнут обходить требования учёта ради завершения операции.
Проверка на небольшом наборе операций
Для проверки удобно выбрать несколько товаров с разными условиями: обычную партию, партию с близким сроком годности и устройство с индивидуальным номером. На каждом пройти короткий маршрут: поступление → перемещение → отгрузка → возврат. Затем найти соответствующий остаток и историю движения.
При работе с партиями проверьте, что после частичной отгрузки остаток остался именно в нужной партии, а при подборе по FEFO не выбирается неподходящая дата. При работе с серийными номерами убедитесь, что в отгрузке указан номер фактически переданного экземпляра и по нему можно восстановить движение. Отдельно проверьте поведение при ошибке и при попытке отгрузить отсутствующий номер.
Если товары участвуют в производстве, набор проверок нужно расширить на соответствующие операции. Если используются кассы или внешние приложения, заранее уточните поддержку выбранного типа учёта в конкретном сценарии. Например, партионный учёт МойСклад имеет ограничения для отдельных розничных решений — нельзя переносить описание складских документов на все точки продаж без проверки.
Как принять решение без лишней сложности
Хорошая настройка даёт сотруднику понятный ответ в момент работы, а руководителю — возможность восстановить движение товара при расхождении. Ради этого не обязательно присваивать индивидуальный номер каждой коробке: во многих процессах достаточно дисциплины по партиям. Но и партионный учёт нельзя растягивать на гарантийные случаи, в которых требуется история конкретного изделия.
Перед запуском зафиксируйте пять вещей: что нужно проследить, какие документы участвуют в движении, откуда берётся идентификатор, кто исправляет расхождения и каким действием подтверждается корректность учёта. Если на эти вопросы есть ответы, настройка в МойСклад становится следствием процесса, а не экспериментом с данными.
Команда SalesLogic может помочь разобрать ваш складской маршрут, выбрать глубину прослеживаемости и проверить настройку МойСклад на характерных для бизнеса операциях — от приёмки до возврата.